La comunicación instantánea y la conectividad digital nos han implantado la costumbre de pensar automáticamente en reuniones digitales pero muchas veces el fondo del asunto tiene que ver con no hacer una reunión presencial por motivos importantes, antes que por automatización.
Es importante tener claro qué evaluar para no hacer una reunión presencial pues si las razones son débiles, entonces es mejor ejecutarla.
En general las reuniones de equipo, y sobre todo las reuniones físicas dentro de oficinas con asistencia habitual, conllevan a una pregunta importante: ¿Las hacemos porque son una práctica común en la gestión de equipos o porque realmente las necesitamos?
¿Qué evaluar para no hacer una reunión presencial?
La convocatoria a reuniones presenciales no siempre es la mejor opción, ya que puede resultar en una pérdida de tiempo y recursos si no se evalúa adecuadamente su necesidad.
Hoy exploraremos los aspectos clave que deben evaluarse para no hacer una reunión presencial con el objetivo de optimizar la gestión del tiempo, mejorar la eficiencia en la comunicación y promover un ambiente laboral más productivo y digital, de ser el caso.
1. Claridad del objetivo:
Antes de convocar a una reunión presencial, es fundamental tener claro el propósito que se desea lograr. Evaluar si el objetivo puede alcanzarse de manera eficiente mediante otros medios, como correos electrónicos, llamadas telefónicas o mensajes instantáneos.
2. Importancia de la información:
Analizar si la información a discutir es crítica o si puede ser compartida de manera más efectiva mediante documentos escritos o presentaciones digitales. Si la información puede ser transmitida de manera clara y concisa sin necesidad de una reunión, no hacer una reunión al respecto sería la mejor decisión.
3. Disponibilidad de recursos:
Considerar si se cuenta con los recursos necesarios para llevar a cabo la reunión de manera efectiva, como salas de conferencias adecuadas, herramientas tecnológicas para reuniones virtuales, y tiempo suficiente para preparar materiales relevantes. Muchas veces la naturaleza de la reunión ideal puede no estar al alcance de modo logístico y por tanto no hacer una reunión a medias queda mejor.
4. Participantes necesarios:
Evaluar si la presencia de todas las personas convocadas es imprescindible para alcanzar los objetivos de la reunión. En caso de que solo algunos miembros del equipo estén directamente involucrados en los temas a tratar, podría ser más eficiente realizar reuniones más pequeñas o individuales.
No hacer una reunión también pasa por no poder contar con el quorum disponible, sobre todo si se necesita tomar una decisión por mayoría.
5. Alternativas de comunicación:
Explorar si existen otras formas de interrelación del equipo, que puedan cumplir con los mismos objetivos que una reunión presencial, como grupos de trabajo en plataformas colaborativas o canales de comunicación interna. Si es posible obtener los mismos resultados de manera más ágil y eficiente, optar por el entorno digital sería lo ideal.
6. Impacto en la productividad:
Algunas veces no hacer una reunión presencial deja intacto el nivel de productividad de los participantes. Evaluar si el tiempo dedicado a la preparación, la asistencia y el seguimiento de la reunión justifica los resultados esperados. En caso contrario, buscar alternativas que permitan optimizar el uso del tiempo y los recursos disponibles.
7. Urgencia de la situación:
Determinar si la situación que motiva la convocatoria de la reunión requiere una acción inmediata de modo presencial o si puede esperar a ser abordada en un momento más oportuno del mismo modo.
No hacer una reunión presencial cuando de lo que se trata es tomar decisiones cruciales en un tiempo determinado, puede afectar el objetivo que se busca alcanzar. Pero, si no hay urgencia, puede ser pospuesta para evitar interrupciones innecesarias en las actividades del equipo o desarrollada de forma digital por tramos o con todos los integrantes.
8. Impacto en el clima laboral:
Considerar cómo la convocatoria de una reunión puede afectar el clima laboral y la motivación de los empleados es importante para evaluar no hacer una reunión presencial, toda vez que hay momentos tensos o complejos que es mejor considerar resolver primero.
Además, siempre vale la pena revisar si la frecuencia y duración de las reuniones pueden generar cansancio, desmotivación o estrés en el equipo, y buscar alternativas que promuevan un ambiente de trabajo más equilibrado y productivo.
9. Costo económico:
Evaluar el costo asociado con la realización, incluyendo gastos de transporte, alquiler de espacios, comida y bebida, entre otros podría ser un punto a tomar en cuenta para no hacer una reunión presencial y considerar si el beneficio esperado de la reunión justifica el gasto necesario, especialmente en situaciones donde los recursos financieros son limitados.
10. Impacto ambiental:
Analizar el impacto ambiental de una reunión, especialmente en el caso de reuniones presenciales que requieren desplazamiento de los participantes a zonas campestres es importante.
Considerar alternativas más sostenibles, como reuniones virtuales, que reduzcan la huella de carbono y promuevan prácticas más responsables con el medio ambiente es una razón válida para no hacer una reunión y encontrar otros formatos.
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